L’Onboarding désigne les premiers temps de l’intégration dans un nouveau contexte et la phase d’appropriation de ce nouvel environnement (le terme est par exemple très utilisé dans le secteur des logiciels et des applications digitales). Dans le monde du travail, il s’étend des premiers contacts lors du recrutement aux premiers mois qui suivent la prise de poste.

Un moment délicat

Bien souvent, pour le nouvel entrant, les premiers jours sont vécus comme un moment délicat, voire déstabilisant. Nouvelle culture, nouveaux codes et pratiques, nouveaux collègues et managers… il faut, en un minimum de temps, emmagasiner un maximum d’informations et se mouler sans faire (trop) d’erreurs dans les us et coutumes du lieu. Une étude publiée en 2019 par Cadremploi révèle d’ailleurs qu’un tiers des cadres aurait déjà démissionné en raison d’un processus d’Onboarding insatisfaisant .
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Nous avons tous en tête des exemples d’Onboarding ratés : tel collaborateur arrivant dans une équipe ignorant son arrivée, tel autre resté un mois sans équipement informatique ou accès au réseau, tel autre encore découvrant que le poste sur lequel il a été recruté possède un périmètre bien plus large ou bien plus étroit que ce qui lui avait été annoncé.
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Un enjeu crucial

A l’heure de la guerre des talents, de l’émergence d’une génération de salariés moins fidèles à leur entreprise, de l’importance croissante de la marque employeur et de la prégnance des exigences de performance au travail, la question de l’Onboarding est devenue cruciale.
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Une intégration réussie est en effet bénéfique à plus d’un titre : elle favorise l’acculturation des nouveaux entrants à la vision et aux valeurs de l’entreprise, elle fidélise les talents, elle réduit le temps nécessaire pour devenir opérationnel et augmente ainsi la productivité des collaborateurs. Une bonne intégration est un levier déterminant de motivation et de satisfaction. Elle évite le coût relatif à un recrutement raté. Que de temps, d’énergie et d’argent perdus à cause d’intégrations bancales et du turnover précoce des nouveaux arrivants !

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Si les nouveaux collaborateurs sont en attente d’un véritable accompagnement, ils se montrent aussi prêts à s’impliquer dans le processus d’Onboarding. Souvent proactifs, ils recherchent par exemple eux-mêmes des informations, nouent spontanément de nouvelles relations ou encore adoptent une posture rapidement responsable et autonome dans la réalisation de leurs tâches. Faut-il encore pour cela qu’ils aient toutes les clefs en main ! Il revient donc à l’entreprise de favoriser ces attitudes et procédures personnelles d’intégration en facilitant l’accès aux informations, en systématisant les feedbacks des managers, en proposant la tutelle de référents volontaires pour répondre aux questions éventuelles du nouvel entrant.
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Une bonne pratique souvent difficile à mettre en oeuvre

Toutefois, il reste difficile de structurer efficacement cette phase incontournable d’Onboarding. Ce n’est souvent pas faute de bonne volonté de la part des managers ou des équipes, mais face au tourbillon des urgences du quotidien, le temps nécessaire que l’on devrait dédier au processus d’intégration finit toujours par manquer.
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Voici donc quelques bonnes pratiques que nous avons observées dans les entreprises et qui peuvent vous aider :

• Considérer la phase de recrutement comme partie intégrante de l’Onboarding
• Bien anticiper la prise de poste : badge d’accès, poste de travail, accès aux outils et logiciels, etc.
• Communiquer officiellement sur les nouvelles arrivées par le biais les supports de l’entreprise (présentation courte des nouveaux recrutés sur les écrans d’affichage, Intranet, etc.)
• Instituer un moment d’accueil dédié aux nouveaux arrivants (petit-déjeuner, déjeuner, présentation en réunion d’équipe, etc.)
• Désigner une personne-ressource dans l’équipe pour faciliter le processus d’Onboarding
• Bâtir un centre de ressources et de connaissances online sur l’entreprise et sa culture
• Rédiger et distribuer le fameux livret d’accueil
• Organiser un débrief régulier avec le nouvel arrivant les trois premiers mois de son arrivée
• Proposer des petits questionnaires de satisfaction et d’accompagnement de la phase d’Onboarding pour automatiser le processus et ne rater aucun point de passage

Sur ce dernier point, conscient des enjeux et des difficultés à déployer efficacement le processus d’Onboarding, OLYSTIC met à votre disposition des questionnaires courts et ciblés auprès des nouveaux entrants et de leur manager pour faciliter et améliorer la qualité et le succès de ce moment charnière. Cesquestionnaires (first steps dans notre solution digitale) se complètent à merveille avec les analyses fines et prédictives de notre module HR analytics qui couvre tout le cycle de vie professionnelle des collaborateurs de votre organisation. Nous travaillons ensemble pour que chacune des phases de l’expérience-collaborateur soit un succès !

[1] Etude Cadremploi, « 1 cadre sur 3 a déjà démissionné suite à une mauvaise intégration », 23/04/2019.